Stadt Isny stellt auf digitalen Sitzungsdienst um


am 21.01.2022 von Barbara Rau

Die Stadtverwaltung ist auf dem Weg zum papierlosen Rathaus. Einer der Schritte ist dabei die Nutzung eines Ratsinformationssystems (RIS) - eine digitale Plattform für die Gemeinderatsarbeit.

Bis Ende 2021 erhielten Stadträte und Stadträtinnen ihre Einladung samt den entsprechenden Beratungsunterlagen zu den Gemeinderats- oder Ausschusssitzungen per Post und per Mail. Seit dem neuen Jahr gibt es diese Unterlagen ausschließlich digital. Nach einer Einweisung und Schulung in das Ratsinformationssystem für alle Gemeinderätinnen und -räte gab es im November und Dezember eine Übergangsphase. Neben den Papierunterlagen hatten alle bereits die Möglichkeit, das digitale System auszuprobieren und sich damit anzufreunden.
Für die Nutzung des Systems ist ein mobiles Endgerät notwendig: Die App fürs Tablet oder Smartphone bietet eine übersichtliche Struktur und erweiterte persönliche Einstellungsmöglichkeiten, aber auch per Laptop kann das System über den Browser genutzt werden. Bei all dem ist natürlich die 100-prozentige Vertraulichkeit, insbesondere nichtöf-fentlicher Sitzungsunterlagen, gewährleistet. Vorteile des digitalen RIS sind, dass den Rät*innen auch kurzfristig Sit-zungsunterlagen nachgereicht werden können, dass sie im Rahmen der Sitzungsvorbereitung zahlreiche Möglichkei-ten für persönliche Anmerkungen, Markierungen und Notizen haben und sie jederzeit Zugriff auf alle Sitzungen einschließlich der zugehörigen Unterlagen haben. Die interne Kommunikation zwischen Gemeinderat, Fraktionen, Ausschüssen und Verwaltung ist ebenfalls möglich und in gewisser Weise sogar erleichtert.

Papierflut wird eingedämmt

Die Umsetzung des Ratsinformationssystems hat eine längere Vorlaufzeit hinter sich: Während die Verwaltung die technischen und rechtlichen Voraussetzungen vorbereitet hat, haben sich die Stadträte*innen um entsprechende technische Ausrüstung gekümmert, denn im Abstimmungsprozess wurde der Einsatz von eigenen Endgeräten verein-bart. Diese Geräte müssen allesamt gewisse Mindestvoraussetzungen erfüllen, damit die reibungslose Nutzung der Software gewährleistet ist. Wie Frank Reubold von der Stadtverwaltung erläutert, erhalten die Stadträtinnen und Stadträte, die zur Erfüllung der Voraussetzungen auf die Neuanschaffung eines geeigneten Endgerätes angewiesen sind, einen einmaligen Zuschuss von 300 Euro. Der Zuschuss kann in der Legislaturperiode nur einmal beansprucht werden. „Insgesamt konnte also eine Lösung gefunden werden, die der Nachhaltigkeit und dem sorgsamen Umgang mit den finanziellen Ressourcen am besten gerecht wird.“ Alternativ hätte die Stadt ansonsten für alle Stadträtinnen und Stadträte entsprechende Geräte anschaffen müssen.
Für Karina Rast aus der Geschäftsstelle des Gemeinderats und dem Sekretariat des Bürgermeisters ändert sich einiges: Am meisten freut sie sich, „dass die Papierflut eingedämmt werden kann, was aus ökologischer Hinsicht dringend geboten ist“. Insbesondere bei den Tagesordnungspunkten zu Bebauungsplänen seien die Sitzungsvorlagen oft sehr umfangreich, „so dass ganze Packen an die Gemeinderäte verschickt werden mussten“. Auch wenn intern schon einiges mehr zu tun ist, kann Karina Rast künftig quasi „per Mausklick“ die Sitzungsunterlagen den Räten übermitteln. Ein „Meilenstein auf dem Weg zum digitalen und papierlosen Rathaus“, wie sie betont.
Das neue Ratsinformationssystem hat aber auch für die Bürgerinnen und Bürger einiges zu bieten: Neu ist die Darstel-lung der Informationen. Neben den Sitzungsterminen sind nun auch die Kontakte der Gemeinderäte zu finden. Zu jedem Tagesordnungspunkt werden die verfügbaren Sitzungsvorlagen und die vom Gemeinderat gefassten Beschlüsse gezielt veröffentlicht. Zudem hat die Stadtverwaltung die Möglichkeit, ergänzende Termine von allgemeinem Interesse im Kalender einzutragen. Abgerufen werden können alle Informationen rund um die städtische Gremienarbeit unver-ändert auf der städtischen Homepage unter www.isny.de/sitzungen.

Erste Onlinesitzung

Zwar nicht geplant, aber gleichzeitig mit der Digitalisierung der Unterlagen, wurde auch die erste Sitzung im Jahr 2022 aufgrund der ansteckenderen Omikron-Variante online durchgeführt. Diese Möglichkeit hatte die Verwaltung dem Gemeinderat schon im vergangenen Jahr vorgeschlagen und durch eine entsprechende Änderung der Hauptsatzung beschlossen. Während die Gemeinderäte von zuhause aus an der Sitzung über das kommunale Meeting-Tool webex teilnehmen können, wird die öffentliche Sitzung in den großen Sitzungssaal im Rathaus übertragen, so dass die Bürge-rinnen und Bürger auch bei diesem Format teilnehmen können.
Die Einrichtung des digitalen Ratsinformationssystems hat die Stadt einmalig rund 8.400 Euro gekostet.